JurnalPost.com – Pemeriksaan audit dalam arti luas adalah evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Pemeriksaan Audit sendiri dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak auditor. Tujuan dilakukannya audit ini sendiri adalah untuk verifikasi bahwa subjek audit yang diselesaikan atau masih berjalan dilakukan secara standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima. Di dalam pemeriksaan Audit terdapat landasan teori yang digunakan selama pemeriksaan berlangsung salah satunya adalah siklus perolehan dan pembayaran. Apakah siklus perolehan dan pembayaran ini sangat penting pada pemrosesan audit?.
Siklus perolehan dan pembayaran adalah suatu rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data yang terkait dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Siklus Perolehan dan Pembayaran ini memiliki tujuan utama yaitu meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan untuk berjalannya suatu organisasi. Maka dari itu pentingnya siklus perolehan dan pembayaran pada proses audit sangat diperhatikan agar tidak ada kesalahan saat pengecekan ulang transaksi suatu perusahaan.
Berikut ini adalah aktivitas bisnis yang terdapat di dalam siklus perolehan dan pembayaran :
Pemesanan Barang
Pemesanan barang merupakan langkah awal dalam mengambil keputusan yang bertujuan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli perusahaan dan juga mengidentifikasi dari pemasok mana barang yang akan dibeli. Metode alternatif dalam pengendalian persediaan yaitu kuantitas pesanan ekonomis (economic order quantity) karena didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, pergudangan, dan kekurangan persediaan.
Permintaan Pembelian
Permintaan untuk membeli barang atau perlengkapan dipicu oleh fungsi pengendalian persediaan oleh pegawai yang memberitahukan kekurangan bahan baku. Permintaan pembelian yang dimaksud merupakan sebuah dokumen atau formulir elektronis yang mengidentifikasikan permintaan, dispesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan seperi nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta. Orang yang menyetujui permintaan pembelian tersebut akan menunjukkan nomor departemen serta nomor akun tempat pembelian yang akan dibebankan.
Membuat Pesanan Pembelian
Aktivitas pembelian yang dilakukan oleh staf bagian pembelian dalam departemen pembelian selalu membutuhkan keputusan operasional dalam memilih pemasok untuk berbagai barang persediaan. Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas
Dalam fungsi pembelian penggerak utamanya adalah jumlah pesanan dari pembelian yang diproses, maka dari itu departemen harus menemukan cara mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan untuk mempersingkat langkah-langkah yang dilibatkan agar dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.
Menerima dan Menyimpan Barang
Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari para pemasok. Bagian ini bertanggung jawab pada gudang, yang bertanggung jawab pada bagian produksi. Bagian penyimpanan persediaan merupakan bagian yang juga bertanggung jawab pada bagian gudang, dan juga bertanggung jawab atas penyimpanan barang. Mulai barang tersebut diterima hingga secara nyata meniadakan kesalahan entri data.
Membayar Barang dan Layanan
Dalam pembayaran barang dan layanan ada beberapa jenis transaksi yang dilakukan dalam tahap membayar barang dan layanan perusahaan diantaranya sebagai berikut :
Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar
Kewajiban hukum untuk membayar pemasok muncul pada saat barang diterima. Namun untuk alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat utang usaha hanya setelah penerimaan dan persetujuan faktur penjualan pemasok. Tujuan utang usaha adalah mengesahkan pembayaran hanya untuk barang dan layanan yang dipesan dan benar-benar diterima.
Memperbaiki proses utang usaha
Efisiensi proses dapat diperbaiki dengan meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis dan membuat sistem tersebut secara otomatis, lalu mencocokkan faktur tersebut dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
Dalam hal ini kasir merupakan orang yang bertanggung jawab pada bendahara yang di mana sering disebut dengan fungsi pengeluaran kas. Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
Oleh: Natania, Universitas Muhammadiyah Malang
